Description de fonction

Assistant de direction (m/f)

Lieu

Auprès de l'Administration Générale - Site de Reyers (Bruxelles)

Mission

Vous conduisez la coordination de l’Administration générale dans les domaines administratif et logistique, vous assurez les tâches administratives de secrétariat ainsi que le support des affaires courantes et veillez à la bonne tenue des dossiers et la bonne circulation des informations.

Environnement

Sous la responsabilité hiérarchique de l’Administrateur général, vous travaillez en collaboration étroite avec votre collègue qui assure le secrétariat durant les autres plages horaires. Vous êtes le back-up de votre collègue en son absence (congés annuels et autres), votre horaire est donc susceptible d’être significativement modifié pendant cette période.

Descriptif de la fonction

  • Vous assurez :
    • L’accueil : vous accueillez et orientez les visiteurs, réceptionnez les appels téléphoniques, filtrez et transférez les appels après qualification vers les destinataires compétents, notifiez et relayez les messages ;
    • La bonne tenue et concordance des agendas, l’organisation de réunions et la prise de rendez-vous en fonction des priorités ;
    • L’ouverture, le tri et le classement du courrier & des mails afin d’accélérer leur traitement électronique dans le respect des procédures ;
    • La préparation et la gestion des dossiers, courriers, notes, mémos, documents, annexes, présentations (diapositives ppt), bases de données, signataires, etc.
  • Vous assurez la rédaction, la mise en page complexe et la dactylographie, notamment via dictaphone, des projets de courriers, des divers documents ainsi que la gestion des échéances.
  • Vous contribuez, en pleine autonomie, au processus de « gestion électronique des documents (GED) », de l’archivage numérisé ainsi que, pour les dossiers des « sortants », de l’utilisation active de la plateforme collaborative de gestion documentaire.
  • Vous êtes le backup pour les plateformes/applications : LYRECO (commande des fournitures et gestion de l’économat), SAP-Fiori & MOBILEXPENSE (suivi des demandes d’achats, des bons de commandes, des factures et des notes de frais).
  • Vous planifiez et organisez les déplacements (tant en Belgique qu’à l’étranger) de l’Administrateur général.

Profil

  • Être titulaire d'un bachelier (de préférence en secrétariat de direction) ;
  • Avoir une expérience avérée et réussie de 3 années en tant qu’assistante de direction ou une fonction similaire ;
  • Très bonne connaissance des techniques d’assistanat de direction ;
  • Bonne connaissance des outils informatiques : Word, PowerPoint, SAP, Outlook, internet ;
  • Connaissance ou capacité à utiliser Alfresco/gestion électronique des documents (GED) ;
  • Excellente présentation et réelles aptitudes à la communication :
    • Aisance verbale et sociale ;
    • Assertivité & empathie ;
    • Sens du contact humain et aptitude à transmettre et à échanger l’information utile tant à sa hiérarchie qu’à ses collègues ;
  • Capacités rédactionnelles (orthographe irréprochable) ;
  • Sens de l’organisation, de l’anticipation et de la planification ainsi que respect des échéances ;
  • Autonomie et proactivité ;
  • Capacité de définir les priorités, de gérer les imprévus, d’apporter des solutions innovantes ;
  • Respect de la confidentialité, discrétion sans faille et tact ;
  • Esprit d’équipe et polyvalence ;
  • Forte résistance au stress et capacité à gérer ses émotions ;
  • Ponctualité, disponibilité et flexibilité horaire ;
  • Atout : connaissance active de l’anglais.

Offre

Nous vous offrons un contrat à durée indéterminée à mi-temps (19h/semaine de 15h10 à 19h00), une fonction stimulante dans un univers complexe qui connait une forte évolution, des possibilités de formation et de développement grâce à la RTBF Academy, un salaire en ligne avec vos compétences et votre expérience, une assurance groupe (pour les contractuels), une assurance hospitalisation et la gratuité des transports publics.

Intéressé(e)?

  • Lieu: Auprès de l'Administration Générale - Site de Reyers (Bruxelles)
E-mail
Veuillez patienter durant le traitement de votre demande
Mail vers vos amis
Mail(s) envoyé avec succès
Une erreur c'est produite, veuillez contacter votre administrateur système
[fermer]