Description de fonction

Assistant de direction (m/f)

Lieu

Auprès de la Direction Juridique - Site de Reyers (Bruxelles)

Mission

Vous assurez les tâches du secrétariat de direction. Vous exercez un rôle de support des affaires courantes et veillez à la bonne tenue des dossiers et la bonne circulation des informations pour les différents collaborateurs qui composent la Direction qui sont situés sur le Site de Reyers.

Environnement

Vous travaillez en binôme au sein du secrétariat du Directeur Juridique. La Direction Juridique a pour mission d'assurer des fonctions supports aux activités principales de l'Entreprise, et prioritairement aux questions par l’administrateur général et les directeurs généraux de l’entreprise. Ces fonctions supports s'articulent notamment sur des questions de droit administratif liées au statut de l’entreprise, de droit des médias et droit de l’internet, de droit d’auteur, de droit de la publicité, de droit des contrats, de droit fiscal, de droit de l’immobilier. Votre horaire de travail sera de 19 heures semaines, à aménager en tenant compte des horaires et des congés annuels occasionnels de votre collègue.

Descriptif de la fonction

Vous êtes notamment en charge de :

  • L’ouverture, le tri et le classement du courrier & des mails afin d’accélérer leur traitement dans le respect des procédures ;
  • La gestion et, si besoin la mise en forme et la dactylographie des courriers, notes, bases de données, etc. ;
  • La bonne tenue et la concordance des agendas, l’organisation de réunions et la prise de rendez-vous en fonction des priorités ;
  • Le suivi des actions urgentes et la préparation des signataires ;
  • La gestion de dossiers spécifiques pour la Direction ;
  • Le traitement administratif de dossiers divers, le scanning, le classement et l’archivage électronique des dossiers ;
  • L’accueil : vous accueillez les visiteurs, réceptionnez les appels téléphoniques avec empathie, filtrez et transférez les appels vers les interlocuteurs adéquats, notifiez et relayez les messages ;
  • La planification et l’organisation des déplacements des juristes ;
  • La commande des fournitures et la gestion de l’économat de la Direction ;
  • L’encodage et le suivi des notes de frais et des factures (SAP) ;
  • L’encodage et le suivi des horaires et du planning (Casper) en l’absence de votre collègue.

Profil

  • Etre titulaire d’un bachelier en secrétariat de direction (ou expérience équivalente) ;
  • Maîtrise des outils informatiques suivants : Word, Excel, Outlook ;
  • Utilisation autonome des outils informatiques suivants : Powerpoint, internet, gestion électronique des documents (GED), etc. ;
  • Résistance au stress et forte capacité à gérer les situations d’urgence et ponctualité ;
  • Respect du secret professionnel et de la confidentialité des dossiers ;
  • Capacité d’organisation et de gestion des priorités ;
  • Très bonne communication à la fois orale (parfaite élocution) et écrite (capacités rédactionnelles et orthographe impeccable) ;
  • Capacité relationnelle à collaborer activement avec différents profils/acteurs ;
  • Proactivité, sens des responsabilités, rigueur, professionnalisme et discrétion sans faille ;
  • Orientation « solution » en cas de problème ;
  • Esprit d’équipe ;
  • Flexibilité et polyvalence ;
  • Connaissance orale active et passive de base du néerlandais et de l’anglais sont un atout ;
  • Atout : avoir une expérience dans un cabinet d’avocats ou d’études notariales.

Offre

Nous vous offrons un contrat de remplacement à mi-temps et un salaire en ligne avec vos compétences et votre expérience.

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  • Lieu: Auprès de la Direction Juridique - Site de Reyers (Bruxelles)
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